Styrelsen är ett ”lag” som medlemmarna väljer på årsstämman och styrelsen har gemensamt ansvar att genomföra de beslut som årsstämman fattar, att sköta administration och ekonomi samt planera medlemsaktiviteter. Inom styrelsen fördelas arbetet och de styrdokument som styrelsen arbetar efter är stadgarna, verksamhetsplanen och budgeten.
I styrelsens uppdrag ingår att tillvarata och främja samfällighetens intressen, sprida information till alla medlemmar samt underhålla gemensamma anläggningar. Årsstämman anger styrelsens mandat och krav på antal ledamöter som gemensam firmatecknare Ordförandens uppdrag
Ordförandens uppdrag
- Delegera/fördela arbetsuppgifterna inom styrelsen och eventuella arbetsgrupper utanför styrelsen
- Leda styrelsen och styrelsens möten
- Se till att ordningen vid mötet är god
- Föra föreningens talan och vara ansikte utåt
- Se till att de beslut som föreningen har fattat genomförs
- Förbereda årsstämman och ta fram alla årsmöteshandlingar i samarbete med övriga i styrelsen
Sekreterarens uppdrag
- Arbeta med underhåll av samfällighetens anläggningar
- Ta fram underlag för upphandling av material och tjänster så styrelsen kan ta beslut.
- Skriva styrelsens mötesprotokoll och se till att det justeras och skickas ut till alla styrelsemedlemmar
- Se till att stadgar, protokoll, årsmöteshandlingar och andra beslutsdokument arkiveras så att de är tillgängliga för styrelsen.
- Bevaka att beslut blir verkställda tillsammans med övriga styrelseledamöter
- Tillsammans med ordföranden kalla medlemmar till olika möten
- Upprätta dagordning, en förteckning över frågor som ska tas upp på mötet tillsammans med övriga styrelseledamöter
Kassörens uppdrag
- Sköta för föreningens ekonomi
- Se till för att föreningens ansökningar om bidrag lämnas in i tid till rätt myndighet
- Sköta föreningens bokföring
- Ge styrelsen en ekonomisk redovisning vid varje styrelsemöte där även kontoutdrag finns med
- Se till att eventuella redovisningar/deklarationer lämnas till skattemyndigheten
- Redovisa ekonomin inför och vid årsstämman
- Sköta kontakt med banken
Suppleanters uppdrag
Suppleanter väljs på årsstämman.
Suppleanten vikarierar på styrelsemötet om en ordinarie ledamot inte kan närvara. Då har suppleanten samma funktion som en ledamot, vilket till exempel innebär att denne räknas in i underlaget för att styrelsen ska kunna vara beslutsför.
Skulle en ledamot avgå ur styrelsen kan suppleanter kallas att tjänstgöra på styrelsemöten till nästa stämma. Det behövs inte heller en ny stämma om en suppleant avgår och styrelsen fortfarande är beslutsför.
Om en ledamot har anmält förhinder om att delta vid ett styrelsemöte, är det styrelsens ordförande som kallar suppleanter att tjänstgöra och i vilken ordning suppleanter ska kallas.
Den suppleant som inte ska tjänstgöra har inte heller någon automatisk rätt eller skyldighet att närvara vid styrelsemöten. Närvaro förespråkas eftersom suppleanterna behöver vara väl insatta i samfällighetens verksamhet den dag de tjänstgör.
Revisorns uppdrag
Revisor väljs på årsstämman och är inte underställd styrelsen.
- Att styrelsen följer föreningens stadga och årsstämmans beslut
- Att räkenskaperna och bokföringen sköts enligt god redovisningssed
- Att det finns kvitton på alla in- och utbetalningar
- Att de ekonomiska rapporterna är korrekta
- Att föreningen håller sig inom ramen för lagar och regler
- Kontrollera årets räkenskaper en gång/år inför årsstämman
- Att avge revisionsutlåtanden på årsstämman med förslag på beslut avseende ansvarsfrihet
Valberedningens uppdrag
Valberedningen väljs på årsstämman och är inte underställd styrelsen. Arbetet påbörjas direkt efter årsstämman.
- Arbetar självständigt och fritt från styrelsens inflytande.
- Kontaktar ledamöter som står i tur att avgå för att höra om de vill vara kvar.
- Kontaktar lämpliga kandidater som intervjuas om sina intentioner, vilja, kunskap, intresse, engagemang och tid för uppdraget.
- Tar hänsyn till lämplig fördelning mellan män och kvinnor, ålder och funktionshinder.
- Tar om så behövs obekväma beslut och föreslår nyval när ingen annan utväg finns.
Vägfogdens uppdrag
Vägfogden väljs av styrelsen.
- Fortlöpande besiktning av vägar avseende “potthål”, grusning, väghyvling, kantskärning, diken och vägtrummor.
- Bedöma, och i så fall beställa, väghyvling, gruspålägg och slyröjning av vägkanter.
- Bevaka snöplogning och sandning
- Samarbeta med styrelsen i frågor om förslag, åtgärder, kostnader, upphandlingar.
- Samarbeta med andra medlemmar.
- Ta kontakt med entreprenörer om prisuppgifter, beställning, bevakning och efterkontroll när det gäller budgeterade arbeten.
Vattenansvarigs uppdrag
Vattenansvarig utses av styrelsen.
- Ombesörja kontroll, funktion och reparation av vattenanläggning